ChatGPT liest jetzt live in SharePoint, Teams und Outlook mit – was Sie vor dem Einschalten prüfen sollten

ChatGPT Enterprise greift auf Ihre Firmendaten in SharePoint, Teams, Outlook und Google Drive ab sofort nur noch live zu, mit den Berechtigungen der jeweiligen Person. Das ist der richtige Weg – aber er macht jede zu grosszügig freigegebene Datei sofort für die KI auffindbar.

OpenAI hat die Änderung am 16. Oktober 2026 in den Release Notes für ChatGPT Enterprise und Edu veröffentlicht. Die von Administratoren verwalteten Sync-Connectoren sind eingestellt. Stattdessen verweist OpenAI auf die Echtzeit-Apps für Google Drive, SharePoint und Microsoft Teams. Gleichzeitig gibt es neue Inhaltskontrollen für den Live-Zugriff auf Google Drive, Teams und Outlook-E-Mails.

Was sich genau ändert

Bisher gab es zwei Wege, Firmendaten in ChatGPT zu bringen. Beim Sync wurden Inhalte vorab kopiert und bei OpenAI indexiert. Beim Live-Zugriff fragt ChatGPT die Daten erst in dem Moment ab, in dem jemand eine Frage stellt. Der Sync läuft jetzt aus:

• Seit 10. August 2026: Keine neuen Sync-Verbindungen mehr, die einzelne Personen selbst einrichten.
• Ab 14. August 2026: Bestehende persönliche Sync-Verbindungen abgeschaltet, die synchronisierten Daten werden gelöscht.
• Seit 16. Oktober 2026: Auch die von Administratoren verwalteten Sync-Connectoren sind eingestellt.
• Was bleibt: Die Echtzeit-Apps. Laut OpenAI gelten dabei die bestehenden Berechtigungen jeder Person in Microsoft 365 oder Google weiter.

Für Datenschutz und Nachvollziehbarkeit ist das eine gute Nachricht. Es liegt keine zweite Kopie Ihrer Dokumente mehr in einem separaten Index, die veraltet oder vergessen werden kann. Was in SharePoint gelöscht oder gesperrt wird, ist auch für ChatGPT weg.

Das eigentliche Risiko liegt in Ihrem Microsoft 365

«Die KI sieht nur, was die Person sehen darf» klingt beruhigend. In der Praxis heisst es: Die KI findet alles, was die Person sehen könnte – auch das, was sie bisher nie gefunden hätte.

In vielen KMU sind Berechtigungen über Jahre gewachsen. Ein Teams-Kanal, der für ein Projekt offen eingerichtet wurde. Ein Ordner mit Lohnlisten, der versehentlich mit «Alle Personen in der Organisation» geteilt ist. Eine alte Offerte mit Konditionen eines Grosskunden auf einer offenen SharePoint-Seite. Solange man solche Dateien gezielt suchen musste, blieben sie praktisch unsichtbar. Ein KI-Assistent, der auf eine harmlose Frage hin quer durch alle zugänglichen Quellen sucht, holt sie an die Oberfläche.

Das ist kein Fehler von ChatGPT. Dasselbe gilt für jeden Assistenten, der mit den Rechten der Nutzer auf Microsoft 365 zugreift – auch für Claude mit seinem Microsoft-365-Connector, über den wir hier geschrieben haben. Die KI macht bestehende Freigaben sichtbar. Aufräumen müssen Sie selbst.

Welche Hebel Sie jetzt haben

Die neuen Kontrollen sind nützlich, aber grob. Nach der Dokumentation von OpenAI können Administratoren in Enterprise-Workspaces unter anderem:

• Google Drive: Ganze geteilte Ablagen zulassen oder sperren und den Zugriff auf «Meine Ablage» separat steuern. Einzelne Ordner oder Dateien lassen sich nicht ausschliessen.
• Microsoft Teams: Teams gezielt zulassen oder sperren und Teams mit bestimmten Vertraulichkeitsbezeichnungen ausschliessen.
• Outlook: E-Mails mit bestimmten Vertraulichkeitsbezeichnungen vom Zugriff ausnehmen.
• Aktionen: Pro App festlegen, ob ChatGPT vor jeder Aktion nachfragt oder etwa nur lesende Aktionen automatisch ausführen darf.

Zwei Punkte sind dabei entscheidend. Erstens: Die Kontrollen über Vertraulichkeitsbezeichnungen wirken nur, wenn Ihre Dokumente und E-Mails tatsächlich solche Bezeichnungen tragen. In vielen KMU ist Microsoft Purview zwar lizenziert, aber nie eingerichtet. Zweitens: Die Voreinstellungen unterscheiden sich je nach Abo. In ChatGPT Enterprise sind Apps laut OpenAI standardmässig ausgeschaltet, in ChatGPT Business standardmässig eingeschaltet. Wer Business nutzt, sollte also nachsehen, was bereits aktiv ist.

Hinzu kommt die Microsoft-Seite: Für manche Funktionen in Outlook, Teams und SharePoint muss ein Administrator in Microsoft Entra die nötigen Berechtigungen erteilen. Diese Zustimmung sollte eine bewusste Entscheidung sein, kein Klick, um eine Fehlermeldung loszuwerden.

Unsere Einschätzung

Wir empfehlen Unternehmen mit sensiblen Daten seit einiger Zeit, auf Enterprise-Angebote wie ChatGPT Enterprise oder Claude Enterprise zu setzen – gerade weil sie solche Steuerungsmöglichkeiten bieten. Die Umstellung auf Live-Zugriff bestätigt diesen Weg. Sie verschiebt aber die Verantwortung: Die Qualität Ihrer KI-Sicherheit hängt jetzt direkt an der Qualität Ihrer Microsoft-365-Berechtigungen.

Die Reihenfolge ist deshalb wichtig. Erst Freigaben bereinigen, dann den Zugriff schrittweise öffnen – nicht umgekehrt. Beginnen Sie mit einer Pilotgruppe und wenigen, klar abgegrenzten Ablagen. Das passt zu unserem Baukastenprinzip für die KI-Einführung: kleine, kontrollierte Schritte statt eines grossen Schalters.

Was Sie jetzt tun können

• Bestandsaufnahme machen: Prüfen Sie im Admin-Bereich von ChatGPT, welche Apps aktiv sind und für wen – besonders, wenn Sie ChatGPT Business nutzen.
• Freigaben bereinigen: Lassen Sie in SharePoint und Teams auswerten, was mit der ganzen Organisation oder per Link geteilt ist. Beginnen Sie mit Personal, Finanzen und Verträgen.
• Vertraulichkeitsbezeichnungen einführen: Schon zwei oder drei Stufen wie «Intern» und «Vertraulich» machen die neuen Ausschlussregeln in Teams und Outlook erst wirksam.
• Aktionen begrenzen: Lassen Sie ChatGPT zu Beginn nur lesen oder vor jeder Aktion nachfragen. Mehr Freiheit gibt es, wenn sich der Einsatz bewährt hat.
• Standort bestimmen: Unser kostenloser KI-Readiness-Check zeigt in wenigen Minuten, wo Ihr Unternehmen bei Daten, Regeln und Verantwortlichkeiten steht.