Warum SaaS-Backup unverzichtbar ist – Microsoft 365 schützt Ihre Daten nicht

Ein weit verbreitetes Missverständnis in der Unternehmens-IT: Wer Microsoft 365 nutzt, ist automatisch sicher. Die Realität sieht anders aus – und der Irrtum kann teuer werden. Warum SaaS-Backup unverzichtbar ist, zeigt dieser Artikel.

Das Missverständnis

Microsoft 365 bietet Hochverfügbarkeit und Redundanz, aber kein vollständiges Backup im klassischen Sinne. Microsoft schützt seine Infrastruktur – nicht Ihre Daten vor versehentlichem Löschen, Ransomware oder böswilligem Mitarbeiterverhalten.

Das steht sogar in der offiziellen Microsoft-Dokumentation: Microsoft empfiehlt ausdrücklich den Einsatz von Drittanbieter-Backup-Lösungen für Exchange, SharePoint und Teams. Die Verantwortung für die Datensicherung liegt beim Kunden – nicht bei Microsoft.

Was Microsoft wirklich bietet

Microsoft stellt folgende Datenschutzmechanismen bereit:

• Papierkorb: Gelöschte Elemente werden 30–93 Tage aufbewahrt
• Versionierung: SharePoint und OneDrive behalten mehrere Versionen
• Geo-Redundanz: Schutz vor Rechenzentrumsausfällen

Was fehlt: Eine vollständige, unabhängige Sicherung, die Sie im Ernstfall schnell und vollständig wiederherstellen können.

Typische Risikoszenarien

Ransomware: Ransomware verschlüsselt nicht nur lokale Dateien – sie synchronisiert die verschlüsselten Versionen aktiv in die Cloud. Innerhalb von Minuten können Terabytes an Daten betroffen sein. Das ist kein theoretisches Szenario. Ohne unabhängiges Backup gibt es kein Recovery.

Versehentliches Löschen: Ein Mitarbeiter löscht einen ganzen SharePoint-Ordner. Aus Versehen. Es passiert öfter als gedacht – besonders bei Umstrukturierungen, Projektwechseln oder wenn jemand das Unternehmen verlässt und vorher «aufräumt». Wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sind die Daten weg.

Insider-Threats: Böswillige Mitarbeiter können Daten gezielt vernichten. Ein ausscheidender Mitarbeiter im Streit ist ein reales Risiko, das viele Unternehmen unterschätzen.

Compliance: Das Schweizer nDSG sowie branchenspezifische Anforderungen können Aufbewahrungsfristen von 7 oder 10 Jahren vorschreiben. Microsoft bietet das standardmässig nicht.

Worauf Sie bei einer Backup-Lösung achten sollten

Nicht jede Lösung ist gleich. Die wichtigsten Kriterien:

• Granulare Wiederherstellung: Einzelne E-Mails, Dateien oder ganze Postfächer – ohne alles zurückrollen zu müssen
• Unabhängige Speicherung: Backup-Daten müssen ausserhalb von Microsoft gespeichert sein
• Automatische tägliche Sicherung: Keine manuelle Intervention nötig
• Lange Aufbewahrungszeiten: Mindestens 1 Jahr, für regulierte Branchen idealerweise 7–10 Jahre
• Schnelle Wiederherstellung: Im Ernstfall zählt jede Stunde

Bewährte Lösungen wie Veeam Backup for Microsoft 365, Acronis oder Spanning decken die meisten Anforderungen ab. Die richtige Wahl hängt von Grösse, Branche und Budget ab.

Die Lösung: SaaS-Backup

Ein dediziertes SaaS-Backup-Tool sichert Ihre Microsoft 365-Daten unabhängig von Microsoft – mit flexiblen Wiederherstellungspunkten und langen Aufbewahrungszeiten. Investition: meist wenige CHF pro User und Monat. Wert im Ernstfall: unschätzbar.

Wir richten SaaS-Backups und Cloud-Lösungen für Microsoft 365-Umgebungen ein und überwachen sie laufend – damit Sie im Ernstfall wissen, dass Ihre Daten da sind. Wie häufig Unternehmen von Angriffen betroffen sind, lesen Sie in unserem Bericht über Cyberangriffe auf Schweizer Infrastruktur.

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