Neue Copilot-Business-Lizenzen rechnen nach Verbrauch ab – diese Einstellungen sollten Sie prüfen

Wer ab dem 19. Oktober (über einen Partner ab dem 2. November) neue Lizenzen für Microsoft 365 Copilot Business kauft, bekommt die Verbrauchsabrechnung automatisch dazu. Das ist praktisch, weil zusätzliche KI-Funktionen sofort laufen – und riskant, weil Kosten entstehen, die in keinem Lizenzbudget stehen, solange niemand die Limits bewusst festlegt.

Microsoft hat die Änderung am 21. September 2026 im Microsoft 365 Message Center angekündigt (Meldung MC1476200, «Simplifying AI access: introducing usage-based billing»). Sie betrifft vor allem KMU: Copilot Business ist das Angebot für Organisationen mit weniger als 300 Mitarbeitenden.

Was sich genau ändert

Bisher war Copilot Business eine klassische Lizenz: ein fixer Preis pro Person und Monat. Dieser Teil bleibt. Neu kommt eine zweite Ebene dazu, die bei neuen Käufen standardmässig eingeschaltet ist:

• Stichtag direkt bei Microsoft: Neue Käufe ab dem 19. Oktober 2026.
• Stichtag über Partner (CSP): Neue Käufe ab dem 2. November 2026 – als Einzellizenz oder im Paket.
• Was Microsoft automatisch einrichtet: Die nötigen Azure-Ressourcen für die Abrechnung und eine Ausgabenrichtlinie mit Standardlimits.
• Das Standardlimit: 10 US-Dollar pro Person und Monat für die abrechnungspflichtigen KI-Funktionen.
• Bestehende Verträge: Bleiben unverändert. Was heute in Ihrer Lizenz enthalten ist, bleibt enthalten.

Abgerechnet wird nicht der Chat, den Ihre Mitarbeitenden heute schon nutzen, sondern Funktionen, die Microsoft über sogenannte Copilot Credits misst. Dazu gehören laut Microsoft zum Beispiel Copilot Cowork – der Agent, der mehrstufige Aufgaben selbstständig erledigt – und die Work IQ API. Ein Credit kostet bei Pay-as-you-go einen US-Cent. Wie viele Credits eine Aufgabe verbraucht, hängt davon ab, welches Modell arbeitet, wie viele Daten es durchsucht, wie viele Werkzeuge es aufruft und wie lange es läuft. Eine kurze Zusammenfassung und eine mehrstündige Analyse liegen deshalb weit auseinander.

Warum das mehr ist als eine Abrechnungsfrage

Auf den ersten Blick klingt ein Limit von 10 Dollar harmlos. Rechnen Sie es trotzdem hoch: Bei 50 Lizenzen sind das bis zu 500 Dollar im Monat oder 6000 Dollar im Jahr – zusätzlich zur Lizenz, ohne dass jemand eine Bestellung ausgelöst hat. Das ist eine Obergrenze, keine Prognose. Aber es ist ein Betrag, den Ihre Finanzabteilung kennen sollte, bevor die erste Rechnung kommt.

Wichtiger als die Summe ist die Frage, wer entscheidet. Mit der neuen Voreinstellung trifft Microsoft eine Budgetentscheidung für Sie: Jede Person darf bis zum Standardlimit KI-Agenten nutzen, die Geld kosten. Die Ausgabenrichtlinie gilt laut Microsoft zudem auch für künftige abrechnungsfähige Dienste. Was heute nur Cowork betrifft, kann morgen weitere Funktionen umfassen, ohne dass Sie erneut gefragt werden.

Das ist kein Grund, die Verbrauchsabrechnung abzulehnen. Agenten wie Cowork sind genau die Art von KI, die im Alltag tatsächlich Arbeit abnimmt – mehr dazu in unserem Beitrag zu Agentic AI. Aber ein Werkzeug, das pro Aufgabe kostet, braucht eine Regel dafür, wer es wofür einsetzt.

Budget ist nicht gleich Limit

Ein Punkt, der in der Praxis oft verwechselt wird: Microsoft kennt zwei Arten, Kosten zu steuern.

• Ausgabenlimits: In den Ausgabenrichtlinien im Microsoft 365 Admin Center legen Sie Grenzen für die ganze Organisation und für einzelne Personen fest. Das ist der eigentliche Kostendeckel.
• Budgets: Ein Budget auf der Abrechnungsrichtlinie löst nur E-Mail-Benachrichtigungen aus. Laut Microsoft wird die Nutzung beim Überschreiten nicht gestoppt.

Wer nur ein Budget setzt und sich damit abgesichert fühlt, bekommt eine Warnung, aber keine Grenze. Prüfen Sie deshalb, welche der beiden Einstellungen bei Ihnen tatsächlich aktiv ist. Das Kostenmanagement-Dashboard im Microsoft 365 Admin Center zeigt beides an einer Stelle.

Für wen die Voreinstellung passt – und für wen nicht

Die Standardeinstellung ist nicht falsch. Sie ist nur für niemanden massgeschneidert.

• Passt eher: Kleine Teams, die Copilot bereits aktiv nutzen und Agenten ausprobieren wollen. Hier ist ein moderates Limit pro Person ein vernünftiger Startpunkt.
• Passt eher nicht: Unternehmen, in denen viele Personen eine Lizenz haben, aber nur wenige Copilot regelmässig einsetzen. Dort ist ein pauschales Limit für alle unnötig breit – besser ist ein Limit von null für die meisten und ein höheres für eine definierte Pilotgruppe.
• Braucht Klärung: Wer mit Kundendaten, Personaldaten oder vertraulichen Dokumenten arbeitet. Agenten, die selbstständig Daten durchsuchen, werfen neben der Kosten- auch eine Berechtigungsfrage auf. Wenn Sie unsicher sind, wie gut Ihre Organisation darauf vorbereitet ist, gibt Ihnen unser KI-Readiness-Check eine erste Einordnung.

Ein Hinweis zur Einordnung: Die neue Voreinstellung gilt nur für Neukäufe. Wer bestehende Lizenzen verlängert oder aufstockt, sollte bei seinem Lizenzpartner nachfragen, ob der konkrete Kauf als neu gilt.

Was Sie jetzt tun können

• Käufe prüfen: Klären Sie, ob zwischen Mitte Oktober und Jahresende neue Copilot-Business-Lizenzen geplant sind – direkt oder über einen Partner.
• Verantwortung festlegen: Bestimmen Sie, wer im Unternehmen über KI-Verbrauchskosten entscheidet. Das ist eine Budgetfrage, keine reine IT-Frage.
• Limits bewusst setzen: Passen Sie nach dem Kauf die Ausgabenrichtlinie im Microsoft 365 Admin Center an – für die Organisation und pro Person. Übernehmen Sie das Standardlimit nicht ungeprüft.
• Warnungen zusätzlich einrichten: Ergänzen Sie das Limit um ein Budget mit Benachrichtigung, damit Sie steigende Nutzung früh sehen.
• Nach einem Monat nachsehen: Werten Sie im Kostenmanagement aus, wer welche Funktionen nutzt, und justieren Sie die Limits danach.

Wenn Sie Ihre Microsoft-365-Umgebung und die Lizenzkosten grundsätzlich ordnen möchten, finden Sie unter Cloud & Microsoft 365 einen Überblick, wie wir dabei vorgehen.